Wave vs Otter.ai

Otter.ai war eines der ersten KI-Transkriptionstools im Mainstream und ist bis heute eines der meistgenutzten. Wave kam später — mit einer anderen Philosophie: Menschen mehrere Aufnahmewege geben, statt sie auf eine einzige Methode festzulegen. Beide liefern Transkripte und KI-Zusammenfassungen, doch die Bandbreite der abgedeckten Szenarien unterscheidet sich deutlich. Hier die ehrliche Analyse.

Der Kernunterschied: eine Methode vs. vier

Otter.ai ist um eine einzige Aufnahmemethode herum gebaut: einen Bot, der Ihren virtuellen Meetings beitritt. Verbinden Sie es mit Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams, und Otter schickt einen KI-Assistenten in den Call. Für geplante Videocalls funktioniert das gut — aber alle im Meeting sehen den Bot beitreten, und es ist auf genau diese Plattformen beschränkt.

Wave gibt Ihnen vier Wege zur Aufnahme. Sie können einen Meeting-Bot in Zoom-, Meet- oder Teams-Calls schicken (genau wie bei Otter). Sie können mit der Desktop-App auf Mac oder Windows das Systemaudio jedes Calls erfassen, ohne dass es jemand merkt. Sie können sich über Waves integrierten VoIP-Dialer, der Ihre echte Nummer anzeigt, in ein Meeting einwählen oder Telefonate führen. Oder Sie nehmen mit der Mobile-App auf iPhone oder Android persönliche Gespräche auf, indem Sie Ihr Telefon einfach auf den Tisch legen. Der Unterschied ist nicht, dass Wave keine Bots hätte — sondern dass Bots eine Option von vier sind, nicht die einzige.

Transkriptionsqualität

Beide Apps liefern präzise Transkripte mit Sprecherbeschriftung. Otter profitiert von sauberem digitalem Audio, wenn es einem virtuellen Call direkt beitritt — das bedeutet in der Regel weniger Fehler. Waves Transkriptions-Engine ist auf Alltagsaudio optimiert, das über ein Handymikrofon erfasst wird — Hintergrundgeräusche, sich überlappende Stimmen, unterschiedliche Abstände zu den Sprechern. In der Praxis liefern beide brauchbare Transkripte, aber die Grenzfälle unterscheiden sich: Otter meistert den ruhigen Zoom-Call im Homeoffice etwas besser; Wave schlägt sich im lauten Konferenzraum oder beim Café-Gespräch deutlich besser — weil es genau für diese Szenarien gebaut ist.

KI-Zusammenfassungen

Nach der Aufnahme erzeugen beide Apps KI-gestützte Zusammenfassungen. Otter bietet Echtzeit-Zusammenfassungen während des Meetings und danach eine ausgearbeitete Zusammenfassung mit extrahierten Action Items und Kernthemen. Wave erstellt Zusammenfassungen nach Ende der Aufnahme — mit Kernpunkten, Action Items und einem strukturierten Überblick über das Gespräch. Beide sind wirklich nützlich; der Hauptunterschied liegt im Timing, nicht in der Qualität.

Funktionsvergleich

• Aufnahmemethoden: Wave bietet vier (Meeting-Bot, Desktop-App, VoIP-Dialer, Handymikrofon). Otter bietet eine (Meeting-Bot).
• Persönliche Meetings: Wave erfasst sie über die Mobile-App. Bei Otter muss eine separate Aufnahme hochgeladen werden.
• Telefonate: Wave nimmt Anrufe über den integrierten VoIP-Dialer auf. Otter kann keine Telefonate aufnehmen.
• Virtuelle Meetings: Beide können Zoom, Teams und Meet beitreten. Wave erfasst zusätzlich Systemaudio über die Desktop-App — ganz ohne Bot im Call.
• Bot-Sichtbarkeit: Otter nutzt immer einen sichtbaren Bot. Wave bietet die Bot-Option, hat aber auch Bot-freie Methoden (Desktop- und Mobile-Aufnahme).
• Plattform: Wave ist auf iPhone, Android, Mac, Windows und im Web verfügbar. Otter ist Desktop-first mit einer Mobile-App.
• Sprechererkennung: Beide unterstützen Sprecherbeschriftung. Otter identifiziert Sprecher über Meeting-Profile; Wave nutzt Stimm-Fingerprinting.
• Zusammenarbeit: Otter bietet geteilte Workspaces, Kommentare und Highlights für Teams. Wave setzt auf individuelle Produktivität mit einfachem Export und Teilen.
• Integrationen: Otter verbindet sich mit Zoom, Teams, Google Meet, Salesforce und HubSpot. Wave setzt auf eine offene API und das MCP-Protokoll für KI-Assistenten.
• Datenschutz: Wave trainiert keine KI-Modelle mit Ihren Daten und ist SOC-2-konform. Otters Datenpraktiken sind in die Kritik geraten, und die Bot-Präsenz in Calls wirft in manchen Rechtsräumen Einwilligungsfragen auf.
• Preise: Beide bieten Gratis-Stufen. Waves Bezahlplan ist unkompliziert mit unbegrenzter Aufnahme. Otters Preise skalieren nach Teamgröße und Funktionsumfang.

Datenschutz und Einwilligung

Hier wird der Vergleich interessant. Otter nutzt immer einen Bot, also sehen alle Teilnehmer die Aufzeichnung. In vielen Arbeitsumgebungen ist das in Ordnung — jeder erwartet, dass Meetings aufgezeichnet werden. Aber bei Kundenterminen, Interviews oder heiklen Gesprächen verändert ein Aufnahme-Bot die Dynamik.

Wave lässt Ihnen die Wahl. Nutzen Sie den Bot für interne Meetings, in denen Aufzeichnung Standard ist. Nutzen Sie die Desktop-App oder den mobilen Rekorder, wenn Sie Audio erfassen möchten, ohne dass ein Bot in der Teilnehmerliste auftaucht. Wave ist SOC-2-konform und trainiert keine KI-Modelle mit Ihren Aufnahmen oder Transkripten. Für alle, die mit vertraulichen Informationen arbeiten — Anwälte, Therapeuten, HR-Fachleute, Journalisten — sind Bot-freie Aufnahmewege ein echtes Kriterium.

Allerdings: Ohne Wissen der anderen aufzunehmen bringt eigene rechtliche Pflichten mit sich. Viele Rechtsräume verlangen die Einwilligung aller Beteiligten für Gesprächsaufzeichnungen. Wave macht die Aufnahme diskret — die rechtliche Verantwortung, die Beteiligten zu informieren, liegt aber weiterhin bei Ihnen.

Wo Otter gewinnt

Otter ist die bessere Wahl, wenn sich Ihre Arbeit um geplante virtuelle Meetings auf Zoom, Teams oder Google Meet dreht und Sie eine enge Integration mit diesen Plattformen wollen. Die Möglichkeit, einen Bot automatisch jedem Meeting in Ihrem Kalender beitreten zu lassen, es zu transkribieren und die Notizen ins CRM zu übertragen, ist für Sales-Teams und Account-Manager ein starkes Argument. Auch Otters kollaborative Workspace-Funktionen — geteilte Notizen, Kommentare, Highlight-Reels — machen es zur stärkeren Wahl für große Teams, die gemeinsam an Meeting-Inhalten arbeiten.

Wo Wave gewinnt

Wave ist die bessere Wahl, wenn Ihre Meetings an unterschiedlichen Orten stattfinden — nicht nur auf Zoom. Studierende nehmen Vorlesungen mit der Mobile-App auf. Consultants nutzen beim Kundentelefonat den VoIP-Dialer. Remote-Worker in Back-to-Back-Zoom-Calls nutzen die Desktop-App oder den Meeting-Bot. Wave deckt all das ab, weil es mehrere Aufnahmemethoden bietet, statt Sie auf eine festzulegen.

Wave gewinnt außerdem bei der Flexibilität rund um den Datenschutz. Wo Aufzeichnung erwartet wird, nutzen Sie den Bot. Wo Diskretion zählt, die Desktop-App oder den mobilen Rekorder. Keine Daten werden für KI-Training verwendet, und die App ist SOC-2-konform. Für Fachleute in regulierten Branchen ist die Option, ohne Bot aufzunehmen, ein handfester Vorteil.

Das Fazit

Wenn Sie den Großteil Ihres Tages in Back-to-Back-Zoom-Calls verbringen und automatisierte Transkription mit Team-Kollaborationsfunktionen wollen, ist Otter.ai ein solides Tool für genau diesen Workflow. Wenn Sie aber einen Meeting-Rekorder brauchen, der überall funktioniert — persönlich, am Telefon, im Hörsaal, im Café und in Videocalls — ist Wave die vielseitigere Wahl. Besteht Ihre Arbeit dagegen ausschließlich aus virtuellen Meetings mit einem Team, das geteilte Workspaces und CRM-Integrationen braucht, sind Otters Kollaborationsfunktionen für diesen speziellen Workflow ausgereifter.